ATS Ръководство

Какво е система за проследяване на кандидати?

Системата за проследяване на кандидати (ATS) е софтуерно приложение, което помага на организациите да управляват и рационализират процесите на набиране и наемане на персонал. ATS обикновено се използват от големи и малки предприятия за справяне с различните задачи, свързани с намирането, оценяването и наемането на нови служители. Ето основните функции и характеристики:

Публикуване на обяви за работа: ATS позволява на работодателите да създават и публикуват обяви за работа в различни онлайн табла за работа, уебсайтове на компании и платформи на социални медии. Това помага за достигане до по-широка аудитория от потенциални кандидати.

Анализ на автобиографии: ATS може автоматично да сканира и анализира автобиографии и материали за кандидатстване, подадени от търсещите работа. Тя извлича от тези документи съответната информация, като данни за контакт, професионален опит, умения и образование, което улеснява организирането и търсенето на кандидати.

База данни на кандидатите: Системите ATS съхраняват информация за кандидатите в централизирана база данни, което улеснява специалистите по набиране на персонал и мениджърите по наемане на работа да търсят и извличат профили на кандидатите, когато се появят нови позиции.

Преглед и филтриране: ATS позволява на организациите да задават конкретни критерии и филтри за преглед и подбор на кандидатите въз основа на квалификация, опит и други подходящи параметри. Това помага за намаляване на броя на неквалифицираните кандидати и за фокусиране върху тези, които отговарят на изискванията за работа.

Комуникация: Системите ATS често разполагат с инструменти за комуникация, които позволяват на работодателите да изпращат автоматични отговори по имейл на кандидатите, да планират интервюта и да проследяват цялата комуникация с кандидатите по време на процеса на наемане.

Сътрудничество: ATS улеснява сътрудничеството между членовете на екипа, участващи в процеса на наемане, като им позволява да споделят информация за кандидатите, да предоставят обратна връзка и да си сътрудничат при оценяването на кандидатите.

Планиране на интервюта: Някои ATS системи предлагат функции за планиране на интервюта, които позволяват на работодателите да координират безпроблемно времето за интервю с кандидатите и интервюиращите.

Анализи и отчети: ATS генерира отчети и анализи за различни аспекти на процеса на наемане, като например време за попълване, източник на кандидати и статистика за разнообразието. Тези данни помагат на организациите да вземат решения, основани на данни, за да подобрят стратегиите си за набиране на персонал.

Съответствие и отчитане: ATS може да помогне на организациите да спазват законите и разпоредбите за заетостта, като поддържа записи на взаимодействията с кандидатите, бележки от интервюта и друга подходяща документация.

Интеграция: Много системи ATS могат да се интегрират с друг софтуер за човешки ресурси и набиране на персонал, като например системи за заплати и решения за набиране на персонал, за да се създаде по-безпроблемен процес на набиране на персонал.
 

Каква е основната цел на системата за проследяване на кандидати?

Основната цел на ATS е да рационализира и подобри ефективността на процеса на подбор и наемане на персонал в организациите. Ето кои са основните цели и задачи на ATS:
 

Управление на обявите за работа: ATS позволява на организациите да създават, публикуват и управляват обяви за работа в различни борси и платформи за работа, включително в собствения си уебсайт и каналите на социалните медии. Това помага за достигане до по-широка аудитория от потенциални кандидати.
 

Организиране на данните на кандидатите: ATS системите централизират и съхраняват цялата информация за кандидатите, включително автобиографии, заявления и свързани с тях документи. Тази организирана база данни улеснява достъпа и търсенето на профили на кандидати от страна на специалистите по подбор на персонал и мениджърите по наемане на служители.
 

Пресяване и филтриране на кандидатите: Системите ATS предоставят инструменти за пресяване и филтриране на кандидатите въз основа на предварително зададени критерии, като квалификация, умения, опит и ключови думи. Това помага за бързото идентифициране на най-подходящите кандидати за дадена позиция.
 

Автоматизиране на административните задачи: ATS автоматизира рутинни административни задачи, като например разбор на автобиографии, имейл комуникация с кандидати, планиране на интервюта и проследяване на статуса на кандидатите. Това намалява ръчното въвеждане на данни и административните разходи.
 

Подобряване на сътрудничеството: ATS насърчава сътрудничеството между членовете на екипа по наемане на персонал, като им дава възможност да споделят информация за кандидатите, да предоставят обратна връзка и да си сътрудничат при вземането на решения за наемане в рамките на системата.
 

Подобряване на комуникацията: ATS системите улесняват комуникацията с кандидатите чрез автоматични отговори на имейли, актуализации на състоянието и покани за интервю. Това гарантира по-гладко и професионално преживяване на кандидатите.
 

Отчети и анализи: ATS генерира отчети и анализи за различни аспекти на процеса на набиране на персонал, като помага на организациите да вземат решения, базирани на данни, да проследяват ключови показатели за ефективност (KPI) и да подобряват стратегиите си за наемане.
 

Съответствие и документация: ATS помага на организациите да поддържат съответствие с трудовите закони и разпоредби, като съхранява записи на взаимодействията с кандидатите, бележки от интервюта и друга подходяща документация.
 

Съкращаване на времето за наемане на служители: Чрез автоматизиране на задачите и осигуряване на ефективно управление на кандидатите, системите ATS помагат на организациите да намалят времето, необходимо за запълване на свободните работни места, като гарантират, че могат да придобият най-добрите таланти по-бързо.

​

Усъвършенстване на стратегията за набиране на персонал: ATS предоставя информация за ефективността на различните канали и източници за набиране на персонал, което позволява на организациите да усъвършенстват стратегиите си за набиране на персонал и да разпределят ресурсите си по-ефективно.

Защо да използвате система за проследяване на кандидати?
 

Организациите използват ATS по няколко причини, тъй като тези системи предлагат многобройни предимства, които значително подобряват процесите на набиране на персонал и наемане на служители. Ето някои от тях:
 

Ефективност: ATS оптимизира целия процес на набиране на персонал, като автоматизира много времеемки задачи:  разбор на автобиографии, проверка на кандидати и планиране на интервюта. Тази ефективност спестява значително количество време и усилия на специалистите по човешки ресурси и на мениджърите по наемане на персонал.
 

Централизирани данни за кандидатите: АТЅ служи като централизирана база данни за цялата информация за кандидатите, като улеснява организирането, търсенето и достъпа до профилите на кандидатите. Това елиминира необходимостта от ръчно водене на документация и намалява риска от загуба на данни за кандидатите.
 

Подобрено качество на кандидатите: Позволявайки на организациите да задават конкретни критерии и филтри, системите ATS помагат да се идентифицират и подберат най-квалифицираните кандидати за отворените позиции. Това води до по-голяма вероятност да се намерят кандидати, които отговарят на изискванията за длъжността.

Засилено сътрудничество: ATS насърчава сътрудничеството между членовете на екипа по наемане на персонал, като им дава възможност да споделят информация за кандидатите, да предоставят обратна връзка и да вземат заедно информирани решения за наемане. Това гарантира, че всички заинтересовани страни са на една и съща страница по време на целия процес на наемане.

Усъвършенствана комуникация: Системите ATS автоматизират комуникацията с кандидатите, като изпращат актуализации на статуса, покани за интервю и известия за отказ. Това осигурява по-гладко и професионално преживяване на кандидатите, като същевременно намалява риска от грешки в комуникацията.
 

Анализи и отчети: ATS генерира отчети и анализи на ключови показатели за набиране на персонал, като предоставя ценна информация за ефективността на различните канали, източници и стратегии за набиране на персонал. Организациите могат да използват тези данни, за да усъвършенстват процесите си за наемане на персонал и да вземат решения, основани на данни.
 

Съответствие и документация: Системите ATS помагат на организациите да поддържат съответствие с трудовите закони и разпоредби, като съхраняват по сигурен начин записи на взаимодействието с кандидатите, бележки от интервюта и друга подходяща документация. Това може да бъде от решаващо значение в случай на правни предизвикателства или одити.

Съкращаване на времето за наемане: ATS може значително да намали времето, необходимо за заемане на свободни позиции, като автоматизира задачите и подобри ефективността на процеса на наемане. Това гарантира, че организациите могат да осигурят по-бързо най-добрите таланти и да останат конкурентоспособни на пазара на труда.
 

Спестяване на разходи: Въпреки че е необходима първоначална инвестиция за внедряване на ATS, дългосрочните икономии на разходи могат да бъдат значителни. Намаленото административно натоварване, по-кратките срокове за наемане и подобреното качество на кандидатите могат да доведат до значително намаляване на разходите.
 

Мащабируемост: Системите ATS са мащабируеми и могат да посрещнат нуждите на организации с различни размери. Независимо дали една компания наема няколко служители или управлява набиране на персонал с голям обем, ATS може да се адаптира към работното натоварване.

Четири погрешни схващания за системите за проследяване на кандидати

1. Закупуването на ATS няма да ви осигури приток на кандидати

​

Ако в момента имате проблеми с привличането на кандидати за свободни работни места, закупуването на ATS няма да реши проблема. Привличането на кандидати е свързано с вашата стратегия за набиране на персонал и с изграждането на работодателска марка, което никоя ATS няма да направи вместо вас.

​

2. Закупуването на ATS няма да реши всички предизвикателства при търсенето на персонал

 

Друго често срещано предизвикателство при набирането на персонал е намирането на кандидати. Някои ATS могат да публикуват вашите обяви за работа в множество табла за работа и да ви спестят неудобството да правите това ръчно. Но ако не правите добро първо впечатление с описанията на длъжностите си и процесът на кандидатстване е прекалено сложен, те няма да кандидатстват.

​

3. ATS автоматично подбира най-добрите кандидати

​

Една от често срещаните заблуди е, че системите ATS имат способността автоматично да избират най-добрите кандидати за дадена работа, въз основа на ключови думи и критерии. Въпреки че системите за автоматизирано управление могат да подпомогнат прегледа и филтрирането на кандидатите, те не вземат решения за наемане. Човешките специалисти по набиране на персонал и мениджърите по наемане на работа вземат окончателните решения въз основа на информацията, предоставена от ATS. Затова, преди да добавите нов инструмент към своя технологичен стек, оценете дългосрочната си стратегия за набиране на персонал и създайте ефективен процес, а след това потърсете ATS, която да отговаря на вашите нужди.

​

4. Закупуването или преминаването към нова ATS отнема много време

​

Намирането и внедряването на ATS наистина изисква известно време и усилия. Но намирането на решение, което отговаря на нуждите на вашата организация и може да се мащабира заедно с вас, когато се разраствате, ще ви спести време в дългосрочен план - затова усилията си заслужават. След като проведете проучването си, изградите стратегията си и определите от какво се нуждаете, за да ви помогне да постигнете целите си, ще имате по-добра представа от какви функционалности се нуждаете. Така можете да започнете да търсите ATS, която ще ви помогне да решите тези проблеми.

Колко обикновено струват системите за проследяване на кандидати?

Ако сте търсили в интернет следващия си доставчик на ATS и не сте успели да намерите подходяща страница за ценообразуване, това е защото повечето компании избират тарифите си според броя на свободните работни места, размера на бизнеса, интеграциите, модулите и много други фактори. Преди ценообразуването да бъде адаптирано за вас, вероятно ще започнете с един от следните модели:

Ценообразуване, базирано на абонамент: При него организациите плащат месечна или годишна такса за достъп и използване на софтуера ATS. Цената може да варира от няколкостотин долара на месец за малки предприятия до няколко хиляди долара на месец за по-големи компании.

Потребителски лицензи: Може да Ви таксуват въз основа на броя на необходимите потребителски лицензи. По-големите организации с множество специалисти по набиране на персонал и мениджъри по наемане на персонал имат по-високи разходи поради необходимостта от повече лицензи.

Характеристики и персонализиране: Цената на ATS зависи и от необходимите функции и опции за персонализиране. Основните ATS системи с основни функции имат по-ниски абонаментни такси, докато по-усъвършенстваните системи с широки възможности за персонализиране струват повече.

Интеграция: Ако една организация трябва да интегрира ATS с друг софтуер за човешки ресурси или набиране на персонал (напр. системи за заплати, инструменти за включване), обикновено има допълнителни разходи, свързани с услугите за интеграция и текущата поддръжка.

​

Кой тип ATS е най-подходящ за вашата компания?
 

За избор на типа платформа основните категории ATS са:

Софтуер като услуга (SaaS). Тези доставчици на решения са завършени до ключ и могат да хостват вашата платформа и фирмени данни на сървър, базиран на облак. Те обикновено осигуряват настройка, поддръжка и постоянно управление на успеха на клиента, за да ви помогнат да извлечете максимума от продукта. Много компании преминават към SaaS платформи поради тяхната лесна употреба и 24/7 достъп от всяко място.
 

На място. Тези софтуерни платформи се хостват в собствената ИТ инфраструктура на компанията. Те предоставят предимства като по-персонализирани възможности за сигурност и поддръжка на данни, но изискват много повече поддръжка и ИТ ресурси.
 

Размерът и типът на компанията обикновено включват следните категории:
 

Предприятие. Големи корпорации, обикновено с над 5000 служители. Те работят на различни места и имат сложни изисквания за набиране и управление на данни.

Малък или среден бизнес (SMB). Компании със стотици служители, вероятно на повече от едно място. Те обикновено ще изискват по-малко мощни ATS функции и съхранение на данни от корпоративните клиенти.
 

Агенция. Те обикновено ще се нуждаят от големи количества съхранение на данни и възможности за обработка на кандидати поради по-големия обем кандидати за работа.

​

Ръководство стъпка по стъпка за избор на ATS платформа

Следвайте тези пет стъпки, за да изберете ATS, който е подходящ за вас:

• Оценете нуждите си

• Определете бюджет

• Преглед на възможностите

• Тествайте избора си

• Направете избор

​

​